Demandes de rendez-vous
Créneaux, motif, coordonnées et confirmation selon vos règles.
Automatisation des appels entrants
Automatiser les appels entrants sans perdre les prospects importants
OSTIA répond quand votre équipe ne peut pas décrocher, qualifie la demande et transmet une synthèse exploitable. L'objectif n'est pas de remplacer toute relation humaine, mais d'éviter les appels perdus et les tâches répétitives.
Les appels à automatiser en priorité
Qualification de prospect
Besoin, urgence, budget indicatif, localisation, disponibilité et canal de rappel.
Réservations et disponibilités
Restaurant, cabinet, atelier, visite ou prestation avec collecte des informations utiles.
Questions fréquentes
Horaires, adresse, documents à prévoir, délais, périmètre d'intervention.
Débordement téléphonique
Prise de relais quand le standard ou l'accueil est saturé.
Hors horaires
Accueil clair le soir, le week-end ou pendant les fermetures.
Méthode de déploiement propre
- Analyser les appels réels ou les motifs les plus fréquents.
- Choisir les scénarios à fort impact mais faible risque.
- Définir les informations minimales à collecter, sans sur-demander.
- Prévoir les règles de transfert humain et les exceptions.
- Tester le scénario, corriger les formulations, puis suivre les KPI.
Les KPI prioritaires sont le taux d'appels décrochés, le nombre de rendez-vous générés, le délai de rappel, la qualité des synthèses et les conversions depuis les pages service.
Exemples de workflows d'appels entrants
| Contexte | Questions posées par l'IA | Action déclenchée |
|---|---|---|
| Garage saturé le lundi matin | Motif, immatriculation, symptôme, urgence, disponibilité du client. | Demande priorisée pour l'atelier ou rendez-vous préparé. |
| Restaurant pendant le service | Date, heure, nombre de couverts, allergie ou demande de groupe. | Réservation ou demande de confirmation transmise à l'équipe. |
| Cabinet d'avocat en audience | Domaine juridique, urgence déclarée, coordonnées, disponibilité de rappel. | Synthèse confidentielle et rappel humain selon priorité. |
| Artisan sur chantier | Type de besoin, adresse, délai souhaité, photos ou informations à transmettre. | Fiche de demande exploitable avant rappel ou devis. |
Ce qu'il ne faut pas automatiser trop vite
Décisions sensibles
Un agent vocal peut recueillir les faits, mais il ne doit pas donner un avis juridique, médical ou contractuel à la place d'un professionnel.
Clients stratégiques
Les clients importants peuvent être identifiés et transférés plus vite, au lieu d'être traités comme une demande standard.
Cas sans règle claire
Si personne ne sait quelle réponse donner, l'IA doit collecter les informations et demander un rappel humain.
FAQ
Faut-il automatiser tous les appels entrants ?
Non. Une automatisation durable commence par les demandes répétitives et garde une sortie humaine pour les cas sensibles ou complexes.
Combien de temps faut-il pour lancer un scénario ?
Le délai dépend des intégrations et de la complexité. Un scénario simple peut être cadré rapidement, puis amélioré avec les retours d'appels.