Motif du rendez-vous
Révision, consultation, réservation, visite, devis, coupe, urgence ou suivi.
IA de prise de rendez-vous
Une IA qui répond au téléphone et prépare vos rendez-vous
OSTIA qualifie le motif, vérifie les informations utiles, applique vos règles de planning et transmet une synthèse claire. Vous gagnez du temps sans laisser les appels tomber dans la messagerie.
Réponse courte
La prise de rendez-vous IA fonctionne si les règles de planning sont explicites
OSTIA peut aider à traiter les appels de rendez-vous quand le motif, la durée, les créneaux, les exceptions et les cas d'escalade sont connus. Quand l'IA ne doit pas confirmer directement, elle prépare une demande complète pour validation humaine.
Ce que l'IA demande pendant l'appel
Informations client
Nom, téléphone, email si utile, contexte et disponibilité.
Contraintes métier
Durée, urgence, praticien, service, zone, véhicule, type de bien ou nombre de personnes.
Exemples par métier
| Métier | Rendez-vous automatisable | Information clé |
|---|---|---|
| Garage | Révision, pneus, diagnostic, devis | Immatriculation, modèle, symptôme, disponibilité |
| Restaurant | Réservation, groupe, annulation | Date, heure, nombre de couverts, contraintes |
| Kiné | Nouveau patient, annulation, déplacement | Motif, ordonnance, créneau souhaité |
| Immobilier | Visite ou rappel prospect | Type de demande, budget, zone, disponibilité |
Règles indispensables pour éviter les erreurs de planning
Durées par motif
Une révision, une première consultation, une visite immobilière ou une coupe n'ont pas la même durée. Les règles doivent être explicites.
Créneaux autorisés
L'IA doit connaître les plages ouvertes, les pauses, les jours fermés, les délais minimums et les exceptions saisonnières.
Confirmation claire
Après l'appel, le client doit recevoir ou entendre une confirmation simple: date, heure, lieu, documents et éventuelles consignes.
Annulations et déplacements
Un scénario mature prévoit les demandes de modification, les annulations tardives et la transmission d'un message à l'équipe.
Exemple de script de prise de rendez-vous
Accueil: "Bonjour, vous êtes bien chez votre cabinet. Je peux vous aider à préparer une demande de rendez-vous."
Qualification: l'agent demande le motif, vérifie s'il s'agit d'un nouveau client ou d'un suivi, collecte les coordonnées et identifie les contraintes horaires.
Contrôle: si le motif semble urgent, sensible ou hors périmètre, l'appel est transféré ou marqué comme prioritaire pour un rappel humain.
Suite: le rendez-vous est proposé si les règles le permettent, ou la demande est envoyée avec une synthèse structurée.
Avant / après sur un appel de rendez-vous
Avant
Le client laisse un message incomplet, rappelle plusieurs fois ou contacte un concurrent. L'équipe doit rappeler sans connaître le motif exact, la disponibilité ou l'urgence.
Après
L'appel est qualifié avec nom, motif, créneau, contraintes et niveau de priorité. La suite est claire: confirmation, demande de validation, rappel humain ou transfert.
FAQ
L'IA peut-elle modifier un rendez-vous ?
Oui si le scénario et l'intégration planning le permettent. Sinon, elle collecte la demande et déclenche un rappel humain.
Que se passe-t-il en cas d'urgence ?
Les urgences doivent être explicitement cadrées: transfert immédiat, message prioritaire ou consigne spécifique selon le métier.