Accueil téléphonique
Répondre au nom de votre entreprise, rassurer l'appelant et orienter la conversation.
Secrétaire virtuelle IA
Une secrétaire virtuelle IA pour répondre aux appels quand votre équipe ne peut pas décrocher
OSTIA accueille vos clients au téléphone, collecte les bonnes informations, prépare les rendez-vous et envoie une synthèse claire. Le but: moins d'appels perdus, moins d'interruptions, plus de demandes traitées.
Réponse courte
Une secrétaire virtuelle IA est utile quand les appels sont importants mais répétitifs
OSTIA peut créer un agent vocal IA qui décroche, explique qu'il assiste l'entreprise, pose les questions nécessaires, prépare un rendez-vous ou un rappel, puis transmet une synthèse exploitable. Les situations sensibles, urgentes ou hors scénario doivent rester transférées ou validées par un humain.
Les tâches d'une secrétaire virtuelle IA
Prise de message
Collecter les coordonnées, le motif, l'urgence, le créneau souhaité et les détails métier.
Planning et rendez-vous
Préparer une réservation, une consultation, une intervention ou une visite selon vos règles.
Transmission structurée
Envoyer un résumé clair à l'équipe: motif, priorité, prochaine action et informations collectées.
Exemples métier
| Métier | Problème téléphonique | Réponse de la secrétaire IA |
|---|---|---|
| Garage | L'atelier ne peut pas décrocher pendant les interventions. | Qualification du véhicule, motif, urgence, créneau souhaité et rappel priorisé. |
| Restaurant | Les appels arrivent pendant le service. | Gestion des réservations, groupes, annulations et demandes d'horaires. |
| Avocat | Les premiers contacts interrompent les rendez-vous. | Collecte du domaine juridique, du contexte et des coordonnées sans conseil juridique. |
| Kiné | Les patients appellent pendant les consultations. | Prise de message, déplacement de rendez-vous et tri selon consignes du cabinet. |
Quand choisir une secrétaire virtuelle IA
Utile
Vous ratez des appels, les demandes sont fréquentes, votre équipe est interrompue et les informations à collecter sont répétitives.
À cadrer
Vos appels impliquent des données sensibles, des urgences ou des obligations métier: les règles d'escalade doivent être très claires.
À éviter seule
Si chaque appel demande du jugement humain, l'IA doit servir de pré-qualification, pas de remplacement complet.
Exemple de message transmis
Motif: demande de rendez-vous ou de rappel qualifiée avec contexte métier.
Informations: nom, téléphone, créneau souhaité, urgence, demande exacte et éléments à préparer avant rappel.
Action: notification envoyée à la bonne personne, avec priorité et consigne de suite. Cette structure évite les messages vocaux incomplets et les rappels où il faut tout redemander.
Script type pour une secrétaire virtuelle IA
Accueil transparent: "Bonjour, je suis l'assistant téléphonique d'OSTIA configuré pour votre entreprise. Je peux préparer votre demande et la transmettre à l'équipe."
Questions utiles: motif de l'appel, nom, téléphone, urgence déclarée, créneau souhaité, contexte métier et éventuelle action attendue.
Sortie humaine: si l'appel concerne une urgence, une plainte, une décision sensible ou une demande hors périmètre, l'agent priorise un rappel humain ou applique vos consignes de transfert.